MedPlanning vs Excel : ce que vous perdez à planifier à la main
Excel reste l'outil de départ de la plupart des services. Comparatif factuel : ce que le tableur fait bien, ce qu'il ne peut pas faire pour un planning de gardes, et quand en changer.
Par Tom, interne en médecine d'urgence et fondateur de MedPlanning.
Dans la plupart des services, le planning des gardes commence dans un tableur : une ligne par interne, une colonne par jour, une lettre par case. Ce n'est pas une mauvaise idée, et cet article ne prétend pas le contraire. Il recense, point par point, ce que le tableur fait bien, ce qu'il ne peut pas faire pour un planning de gardes, et ce que l'on perd sans s'en rendre compte en continuant à planifier à la main.
Ce qu'Excel fait bien
Le tableur a des qualités réelles, qu'un logiciel dédié ne retrouve pas toutes.
- Il est gratuit ou déjà payé avec la suite bureautique de l'hôpital.
- Tout le monde sait s'en servir : aucune formation, aucun compte à créer.
- Il est totalement libre : n'importe quelle mise en page, n'importe quel code, n'importe quelle exception.
- Il fonctionne hors ligne et s'échange par simple pièce jointe.
Pour démarrer, notre modèle de tableau de garde Excel est gratuit et sans inscription. La question n'est pas de savoir si Excel est un bon outil, mais ce qu'il laisse à votre charge.
Ce que vous perdez en planifiant à la main
1. Le contrôle des règles à chaque modification
Un tableur ne sait pas qu'une case « G » est une garde de 24 heures, ni qu'elle ouvre un repos de sécurité de 11 heures. On peut écrire des formules qui comparent les cases voisines, mais elles dépendent des horaires réels, se cassent quand on insère une ligne, et surtout elles signalent sans empêcher : rien n'interdit de saisir une affectation interdite. Le contrôle repose sur la vigilance du référent, à chaque échange et à chaque remplacement.
2. Le contrôle au-delà du mois
Un tableur s'organise presque toujours en onglets mensuels. Or les règles ne s'arrêtent pas au dernier jour du mois : le repos qui suit la garde du 31 tombe dans l'onglet suivant, et le plafond de 48 heures s'apprécie en moyenne sur le trimestre, donc sur trois onglets au moins. MedPlanning contrôle cette moyenne sur toute fenêtre de 91 jours, sans frontière de mois où les compteurs repartent à zéro.
3. La mesure de l'équité
Compter les gardes d'un interne avec une formule est simple. Compter, sur un semestre, ses nuits, ses week-ends et ses fériés, puis les comparer à ceux des autres en tenant compte des absences, l'est beaucoup moins. Sans ces compteurs, la répartition se juge au ressenti, et elle se défend mal quand un interne la conteste. Notre article sur la répartition équitable des gardes détaille les indicateurs utiles.
4. La version qui fait foi
Un fichier envoyé par e-mail se copie. Après quelques échanges de gardes, plusieurs versions circulent : celle du référent, celle imprimée en salle de garde, celle qu'un interne a gardée sur son téléphone. Le jour d'un désaccord, plus personne ne sait laquelle est la bonne.
5. La trace de ce qui a changé
Le tableur garde l'état final, pas l'histoire. Qui a déplacé cette garde, quand, et pourquoi ? En cas de contestation ou de contrôle, c'est précisément cette histoire qu'on vous demandera. Un logiciel dédié tient un journal horodaté de chaque modification, avec son auteur.
6. Les imprévus
Un arrêt maladie la veille d'une garde, et il faut trouver un remplaçant qui soit libre, reposé, pas déjà trop chargé, et qui ne se retrouve pas en garde le lendemain d'une autre. Dans un tableur, chacune de ces vérifications se fait à l'œil. MedPlanning propose les remplaçants possibles en écartant ceux que les règles excluent, et dit pourquoi.
7. La diffusion et le décompte
Avec un tableur, chaque interne cherche sa ligne, et chaque modification oblige à renvoyer le fichier. Le décompte individuel (gardes effectuées, récupérations à poser) se reconstruit à la main en fin de période. Un outil dédié donne à chacun son planning, le prévient quand il change, le synchronise avec son agenda et tient ses compteurs à jour.
Le comparatif, point par point
La dernière ligne joue en faveur du tableur, et c'est voulu : un comparatif qui ne trouve aucun avantage à l'outil d'en face ne vaut rien.
Quand Excel suffit encore
Le tableur reste raisonnable si…
- l'effectif est réduit et ne change pas en cours de semestre ;
- le service n'assure pas de garde de nuit ;
- les échanges et les absences de dernière minute sont rares ;
- personne ne vous demande de justifier la répartition.
Dès que l'une de ces conditions tombe, le temps passé à vérifier à la main augmente, et le risque d'erreur avec lui. C'est généralement à ce moment que les services cherchent un logiciel de planning des gardes.
Passer du tableur à un outil dédié
Le passage se fait sans tout reconstruire. Le tableur actuel sert de référence.
- Lister les internes, les postes à couvrir et leurs horaires, tels qu'ils figurent dans le tableur.
- Écrire les règles du service : celles des textes (repos, 24 h, 48 h en moyenne) sont posées d'office, les règles locales s'y ajoutent.
- Recueillir les indisponibilités et les vœux des internes.
- Générer un premier planning et le comparer à celui qu'on aurait fait à la main.
- Publier quand il convient, et garder l'export Excel pour ceux qui en ont besoin.
En résumé
Excel est gratuit, libre et connu de tous. Ce qu'il ne fait pas, c'est contrôler les règles au moment où l'on modifie le planning, mesurer l'équité sur le semestre, garder la trace des changements et tenir une seule version à jour pour toute l'équipe. Pour un planning de gardes avec des nuits, des échanges et des imprévus, ce sont précisément ces tâches qui prennent du temps et qui exposent le service en cas de contestation. Pour vérifier un planning existant, voir aussi notre checklist conformité en 12 points et le calculateur de repos de sécurité.
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